外注化するのにオススメのツールは?効率的にサイト運営しよう!

サイト運営で外注化すると聞いて、こんな疑問をもっていませんか?

  • たくさんの外注さんの管理ってどうすればいいの?
  • 外注さんの仕事の進捗なんて管理できる気がしない…

私も最初は同じように思い、悩みました。

でも、安心してくださいね。

今日は私が外注化してサイトを運営している経験から、「これは使っておいた方がいい!」というオススメのツールを紹介します!

この記事を読めば、オススメのツールを駆使して効率的なサイト運営ができるようになりますよ。

もちろん外注化も可能です。

これから外注化してサイト運営をしようと思っている方に、参考にしていただければと思います。

動画でも紹介しています。

ツールを使わないでサイト運営を外注化することは不可能

 

現在、私は7サイト運営しており、いずれのサイトも外注化をしています。

外注化したサイト運営の基本的な流れは次の通りですね。

  • 外注さんに記事を作成してもらう
  • 納品された記事を確認し、添削する
  • 添削後、記事を公開する

ちなみに、契約している外注さんは何人くらいだと思いますか?

入れ替わりはありますが、私は外注さんを常時150人ほどかかえています。

さすがに、ールを全く使わないで150人の外注さんを管理することは不可能ですね。

外注さん管理にオススメにツールは2つ

 

外注化するのにオススメのツールはこの2つです。

  • チャットワーク
  • グーグルスプレッドシート

ちなみに2つとも無料で使うことができます。

少ないと思いましたか?

大丈夫ですよ。

最低限この2つのツールだけで、外注化してサイト運営が効率的にできます。

オススメのツール①チャットワーク

 

チャットワークは外注化するのに、必須のツールです。

このチャットワークによって、無料で外注さんとのやり取りができるようになります。

他にも無料のチャットツールはあるんですけど、私個人的にはこのチャットワークが1番使いやすいです。

外注さんと契約した媒体でのやり取りでは管理しきれない

まず、外注さんを募集し契約するところは、ランサーズやクラウドワークスになってきます。

それで、そのまま契約したランサーズやクラウドワークス上でやり取りするのって、結構めんどくさいんですよ。

だって、毎回ランサーズやクラウドワークス上のサーバーに入ってやり取りしないといけないんですよ?

なので私の場合は、採用してお金を払う場所はクラウドワークスにしているのですが、それ以降の外注さんとのやり取りに関しては全部チャットワークでやっています。

実際に、チャットワークでやり取りを行って感じたメリットを伝えますね。

アプリとしてスマホにいれることも可能

まず、チャットワークはアプリとしてスマホにいれることができます。

スマホにいれておくとメッセージがきたら「ピコーン」と、知らせてくれます。

メッセージ通知がきたら「あっ、誰かからメッセージきた」って気付けて、その場でパットみて、パパっと返信することができるんですよ。

これはかなり便利です。

サイト運営やビジネスにおいて、スピード感は命ですからね。

グループ分けが便利

もう1つ良い点があります。

チャットワークってクループ分けすることもできるんですよ。

なんでグループ分けが便利だと思いますか?

1つだけじゃなく、複数のサイト運営する時もありますよね?

そんな時に、サイトごとにグループ分けして運営していくことがオススメです。

チャットワークスは無料の場合でも最大で14グループつくることができます。

外注していて14グループもつくるってことは、なかなかないと思うんですけどね。

実際に私は7サイト運営しているので、7グループ作っています。

このように1サイトごとにグループ分けするのが1番オススメですよ。

サイトごとにグループ分けしていたら、記事の進捗状況が1発でわかりますからね。

全員が参加できるグループは必ず必要

さらに、グループを作る時に大事なことを伝えますね。

それは、全員がチャットに参加できるグループを必ず1つ作っておくってことです。

なぜ全員が参加するグループが必要なんでしょうか?

サイト運営をしていると、グループを超えて全員に連絡するケースがあります。

外注化していて、途中で方針を変更することって、よくあることなんですよ。

この辺りはサイト運営している方ならよくわかると思います。

例えば、今まで「A」だったやり方を「B」というやり方に変えます!といった感じですね。

そういった時、いっせいに連絡する用に全員参加のグループを1つ用意しておいた方がいいです。

さらに便利な使い方

基本的な使い方は今まで紹介してきた通りですね。

  • スマホでのやり取りで、即レス
  • グループ分けで複数サイトを管理
  • 全員グループで一斉に連絡

この基本的な使い以外にも、さらに便利な使い方があるんです。

例えば、記事公開した時の感想をアウトプットする場にする、といった使い方もできますよ。

感想をアウトプットすることは、外注さんもモチベーションやレベルアップに効果的です。

この辺りは人によって使い方が変わってきますが、チャットワークについてはだいたいこんな感じですね。

オススメのツール②グーグルスプレッドシート

 

2つ目のオススメツールはグーグルスプレッドシートです。

Googleが提供しているツールですね。

もちろん無料で使えます。

クラウド上で共有できるエクセル、といったイメージをしていただければ大丈夫です。

ツールとして便利なポイントは、外注さんとファイルの閲覧と編集を共有できる点です。

グーグルスプレッドシートのファイル共有は、Googleアカウントを持っていればカンタンにできます。

それでは具体的な活用方法を紹介しますね。

外注さん向けの教育マニュアル

私は、このグーグルスプレッドシートに、外注さん向けの教育マニュアルをいれています。

マニュアルは、PDFや動画です。

動画もリンクをつければ、飛ばすことができるんですよ。

なので、私はグーグルスプレッドシート上で外注さんにPDFや動画をみてくださいね!って感じでマニュアルの内容を伝えています。

サイト運営に需要なキーワード管理

他には、グーグルスプレッドシートをキーワード管理に使っています。

サイト運営にあって、キーワード管理は重要です。

外注さんには、あらかじめこちらで選定したキーワードに基づいて、記事を作成してもらうからです。

最初は、外注さんを雇いながらキーワードを増やしていく形になります。

それでも構わないんですが、ある程度の段階になってきたら、やり方を変えた方がいいです。

先にキーワードを選んでしまってから、外注さんを雇う。

このやり方がいいですよ。

要は箱ができた状態で、その箱の中に入れていくっていう感じです。

ただし、このやり方はちょっと難しいので、最初は外注さん雇いながらどんどんキーワードを増やしていってください。

それで十分です。

私も最初はそのやり方でした。

外注さんの納品ペース管理もできる

そして、外注さんの納品ペース管理にも使っています。

納品ペースを管理しておかないと、外注さんの人数が増えてきたら、正直何記事書いたかわからなくなってきます。

当然、外注さん自身もわからない時があります。

なので自分自身、さらに他の人もわかりやすいように、目に見える形で納品ペースを残しておくことが大事です。

外注さんの人数は10人くらいまででしたら、自分の目で把握できると思います。

ただ、10人超えてきたら把握できませんよ。

私のところで今、外注さんが150人くらいいるんですけどね。

グーグルスプレッドシードの納品ペースページを見ないと

  • どの外注さんが何記事納品してるのか?

正直、全くわからないです。

聞かれても、わかりません、と即答してしまうくらいです。

実情はこんな感じなので、納品ペースを管理するツールは絶対必要ですよ。

グーグルスプレッドシートで管理する時に必要なページをおさらいしておきますね。

グーグルスプレットシートに必要な3つのページ
  • 外注さんの教育マニュアル
  • キーワード管理
  • 納品ペース管理

この3つは絶対に作ってくださいね。

3つの管理ページがないとどうなる?

 

ホントに3つもページが必要なの?

と思う人もいるかもしれません。

そんな人のために、3つの管理ページがなかったらどうなるか?も伝えておきますね。

教育マニュアルがなかったら…

外注さんから、好き勝手な内容で記事が納品されます。

ちょっと想像してみてください。

  • コピべだらけの記事
  • 500文字くらいの記事
  • まったく意味が通じない記事

考えただけでも怖いですよね?

なぜこうなるかというと、外注さんによって記事作成のレベルはまちまちだからです。

教育マニュアルといった統一した基準がなかったら、それぞれ好きなように書いてきます。

好きなよう書かれた記事に対して、こちらが「望んだ記事はこんな内容じゃなかった」と修正依頼しても、統一した基準がなかったら外注さんは怒っちゃいますよ。

なので、発注者が望む記事の基準を例示しておくことが大事です。

これをしないとホントに記事の内容、クオリティがバラバラになってきます。

キーワードを管理してなかったら…

キーワードを元に外注さんに書いてもらいますよね?

なのでキーワード管理してなかったらそもそも記事を書いてもらえません。

じゃあ、キーワード選定を外注さんに任せればいい?

それもダメです。

キーワード選定ってサイト運営のキモであると同時に、スゴく難しいんですよ。

キーワード選定を間違ってる人はたくさんいます。

私自身も、最初のキーワード選定はミスってましたからね。

キーワード選定って、ミスっていることが当たり前なくらい難しいです。

そのミスから、どういう形で改善していけばいいのか?ってことを学んでいくんです。

そして次のサイトにいった時に失敗した内容を繰り返さないように改善していくことが大事になってくるんです。

この辺りは数をこなしたらできるようになってきますので、どんどん実践することが大事になっていますよ。

キーワード管理をせずに、キーワード選定→実践→改善のサイクルをまわすことができますか?

キーワード管理の重要さがわかってもらえたと思います。

納品ペース管理をしなかったら…

繰り返しになりますが、納品ペースの管理ページがなかったら誰がどれだけ納品したら覚えきれません。

私は、10人超えた時点であきらめました。

今でも外注さん150人の全てを把握しているわけではありません。

そんな中でも、外注さんのいうことを信じてやっていくっていうのも1つの方法です。

でも、外注さんによっては納品数をちょろまかす人もでてきます。

実際に私も経験しました。

納品ペースを誰がみてもわかる形にするのは、そういった納品数のちょろまかしを防止するためにもなりますよ。

外注化するのにオススメのツールのまとめ

 

ということで、外注化するためにオススメのツールを紹介してきました。

外注化するためにオススメのツール
  • チャットワークは外注さんとのやり取りに必須
  • グーグルスプレッドシートは外注さんの管理に必須
グーグルスプレッドシートで管理する3項目
  • 外注さんの教育マニュアル
  • キーワード管理
  • 納品ペース管理

チャットワークがあるのとないのでは、外注さんとのやり取りにおいて手間が全然違います。

グーグルスプレットシートがないと、外注さんが野放し状態になり、全く管理できなくなります。

外注化するにあたって、今日紹介したツールは絶対に必要になってきますのでいれておいてくださいね。

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